Você montou uma empresa, os clientes estão te procurando, os negócios estão fluindo. Afinal de contas, estamos em 2018 e este será o ano das grandes realizações. Tudo vai bem nos negócios, mas você está com dúvidas sobre a emissão de Nota Fiscal Eletrônica, certo? Pois então, seus problemas acabaram! Levantamos algumas informações necessárias para o dia a dia financeiro da sua empresa e as principais dúvidas sobre seu preenchimento e emissão.
Como é sabido, a NF-e é um documento que comprova as operações da sua empresa, operações estas que se referem à circulação de mercadorias ou à prestação de serviços. Para conseguir emiti-la, primeiramente é necessário possuir um Certificado Digital, pois é ele que garantirá a validade jurídica desse documento e comprovará a sua autenticidade.
Vale lembrar que existem dois tipos de certificados disponíveis: o A1 e o A3, sendo o primeiro o mais indicado, e que pode ser adquirido nas Agências dos Correios ou em outras certificadoras como a Serasa Experian ou Certisign.
IMPORTANTE! A Nota Fiscal Eletrônica só será emitida se o Certificado Digital estiver conectado ao mesmo computador em que a nota será lançada.
Outro fator indispensável é ter um software emissor, que poderá ser instalado em seu computador ou acessado na “nuvem“, através de um acesso à internet.
Desde 2008, muitas empresas foram obrigadas a emitir NF-e. Para saber se a sua empresa se enquadra nessa categoria, é preciso verificar os Protocolos ICMS 10/07 e ICMS 42/09, no site do Ministério da Fazenda.
Também são obrigadas todas as empresas cujas atividades sirvam, direta ou indiretamente, à Administração Pública, que realizarem transações de venda para fora do estado em que se localizam ou empresas de importação ou exportação.
As demais empresas não são obrigadas a emitir Nota Fiscal Eletrônica, mas podem optar por essa modalidade a qualquer momento.
Benefícios para a sua empresa
Os benefícios à sua empresa são inúmeros:
- redução nos erros;
- redução nos custos com impressão, papel e manutenção da copiadora;
- redução no custo para armazenamento das notas em papel;
- maior economia de tempo com o preenchimento das notas;
- maior facilidade para encontrar notas emitidas;
- melhora a agilidade e o planejamento com a logística no recebimento das mercadorias;
- mais qualidade e segurança nas informações.
Preenchimento e emissão da NF-e
A maioria dos dados solicitados no momento do preenchimento da NF-e são obrigatórios e o processo deve ser feito com a máxima atenção para evitar retrabalho e multas. Alguns campos são preenchidos automaticamente pelo sistema de emissão de nota fiscal eletrônica, tais como:
- A data de preenchimento;
- O número da NF-e;
- A hora de emissão do documento.
Outros dados precisam ser preenchidos pelo emissor e devem estar estritamente corretos, por isso pedem atenção. São eles:
Os dados do Emitente: Razão Social, CNPJ, Inscrições Estadual e Municipal etc.;
Se pessoa jurídica, informar CNPJ, Razão Social e demais informações semelhantes às do emissor; se pessoa física, CPF, endereço, nome etc.;
Descrição dos produtos ou serviços: Nome, marca, modelo, tamanho e ainda o tipo de unidade vendida, como peça (pc), peso (Kg) ou área (m²) e sua quantidade;
Valor: Calculado de acordo com as quantidades informadas anteriormente;
Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM): Código utilizado em todo o Mercosul que classifica de forma padronizada produtos e serviços, facilitando a identificação das alíquotas referentes aos tributos obrigatórios para cada caso;
Código Especificador de Substituição Tributária (CEST): Uniformiza a tributação de todos os produtos sujeitos ao ICMS passível de Substituição Tributária (ST);
ICMS / Código de Situação Tributária (CST): Simples Nacional, se há permissão de crédito e ST, entre outros detalhamentos para o pagamento do tributo;
Origem: Nacional, importado direta ou indiretamente, por exemplo;
Natureza da Operação: Venda, compra, importação, devolução e outras mais;
A forma de pagamento: À vista, a prazo ou de outra forma;
Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP): Código de 4 dígitos que identifica a natureza da circulação do produto ou da prestação do serviço vinculado à NF-e em questão;
Base de Cálculo do ICMS: O valor base para cálculo do tributo, que inclui o frete e demais despesas acessórias;
Valor do ICMS e do ICMS ST: Resultantes respectivamente da multiplicação da base de cálculo pela alíquota aplicável, definida pelo NCM e do cálculo específico do ICMS ST;
Valor total dos produtos ou serviços;
Valor do frete, quando houver;
Valor de possíveis seguros, quando houver;
Valor do desconto, quando houver;
Valor total da NF-e, calculado considerando-se todos os outros supracitados.
A finalizar o preenchimento e enviar a nota, o sistema irá gerar uma chave de acesso com 44 dígitos, que garantirá a autenticidade do documento fiscal no site da Fazenda Federal. Dessa forma, o produto poderá circular sem problemas, desde que esteja acompanhado da DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).
Correções e cancelamento
Assim como a palavra, a flecha e a pedra do antigo provérbio chinês, uma vez lançada e autorizada uma Nota Fiscal Eletrônica, não é mais possível realizar qualquer alteração em suas informações, mesmo que existam erros de preenchimento em alguns dos dados. Para tanto, empresários contam com a Carta de Correção.
Caso o erro seja detectado antes da mercadoria estar em trânsito e de receber a “Autorização de Uso”, o emitente pode trocar as informações que desejar na nota.
Já para cancelar uma Nota Fiscal Eletrônica, é necessária uma “Autorização de Uso”, o que só é possível se a mercadoria ainda estiver na empresa. Este deve ser assinado digitalmente e autorizado pela Secretaria da Fazenda. Caso não sejam cumpridas todas essas especificações, o estabelecimento fica passível de receber uma multa da Receita Federal. Vale ressaltar que o prazo para o cancelamento é de um dia.
Para outras dúvidas, consulte o seu contador e bons negócios!
